Statutes

Statuts de l’Association

CLUB INTERNATIONAL SALISIEN

 

Article 1:  An Association governed by the law of 1st July 1901 and the decree of 16th August 1901 is hereby established for the benefit of its members agreeing to abide by these Statutes.  It is to be known as the Club International Salisien.

 

Article 2: The aim of the Association is to make available to foreigners of all nationalities, be they resident or staying temporarily in Salies-de-Bearn, as well as French nationals interested in contact with other countries and their cultures, opportunities to meet and exchange ideas in a friendly environment, in order to enable those who so wish to integrate into the local community. Activities will be organised with this aim in view.

Article 3: The Association is based at the home of the President in office. This location may be changed by a simple resolution of the Management Committee

 

Article 4: The Association is made up of:

  1. Honorary Members – who have given distinguished service to the Association or who by their standing, their personal qualities or by the interest shown, offer their active or moral support.  Such members do not pay membership fees.
  2. Ex-officio Members – whose presence at Management Committee meetings is necessary by virtue of their role in the affairs of the Association or on behalf of the public official they represent.  Such members cannot be members of the council.
  3. Members – who have undertaken to take an active part in the activities of the Association and who pay an annual subscription, the rate being decided annually at the AGM.

 

Article 5: Members are forbidden to take part in any discussion or demonstrations of a racial or sectarian nature, as representatives of the club.

 

Article 6: Qualification for membership ceases upon:

  1. Resignation – any member may resign from the Association at any time, by informing the President in writing and after settling any outstanding membership fees.
  2. Death.
  3. Removal from the membership – The Management Committee may remove any member for non-payment of subscriptions or for any other serious matter.
  4. The club year runs from 1st November to 31st October. Members who have not renewed their membership by 30th November are considered as having resigned. They can however rejoin in the current year upon full payment of annual subscription.

 

Article 7: The assets of the Association comprise:

  1. Membership subscriptions.
  2. The income from events, interest on investments and bonds that may accrue.
  3. Any other assets allowed by law.

 

Article 8: The Management Committee:

The affairs of the Association are managed by a committee of 7 adults who must be subscribing members elected by the AGM for a period of 3 years.

One third (1/3) of the members of this committee retire each year in turn.  Existing committee members are eligible for re-election.

The Management Committee elects from its members a Council comprising:

  1. A President.
  2. A Vice-President.
  3. A Secretary.
  4. A Treasurer.

The Management Committee might provisionally replace one of its members in case of a prolonged absence, such action being confirmed at the subsequent AGM.  The powers of member elected in such a manner would cease at the same time as the member replaced would have retired. It is advisable, but not necessary, that one member of the Management Committee is of French nationality.

 

Article 9: Management Committee Meetings:

The Management Committee meets at least once every six months, or, as is deemed necessary for the proper and efficient running of the club. Such a meeting may be called by the President or by at least a quarter (1/4) of its members. A quorum of at least two thirds (2/3) of its members is necessary for its deliberations to be valid.

Decisions are taken on a simple majority of votes.  In the event of a tie, the President exercises the casting vote.

Any member of the Management Committee, who without reasonable excuse, has failed to attend three (3) consecutive meetings, may be considered to have resigned.

All proceedings of the Management Committee are recorded in a special minute book. Minutes of meetings should be signed by the President and the Secretary.

 

Article 10: Responsibilities of members of the Council:

  1. The President is responsible for the proper administration of the Association.  He is above all legally responsible.  Should he be unable to fulfil his functions, his responsibilities could be delegated to another member of the Management Committee, subject to their approval.
  2. The Vice-President assists the President in his functions.
  3. The Secretary or Assistant Secretary, working closely with the President, ensures the efficient administration of the Association, sending out notice of meetings and making minutes of Management Committee meetings and AGMs.  He is responsible that these minutes are recorded in appropriate minute books in accordance with the law of 1st July 1901.
  4. The Treasurer draws up the budget and keeps the accounts of the Association.  He maintains a detailed record of income and expenditure and reports to the AGM for their approval.  He may be assisted by any accountants deemed necessary.

 

Article 11: Annual General Meetings:

AGMs are open to all members of the Association and take place at least once a year.

Notice of meetings are sent to members by the Secretary 15 days in advance, together with the agenda.

The President assisted by his Management Committee takes the chair.

The Treasurer presents his report and submits it for approval of the meeting.

There follows a secret ballot for the replacement of retiring Management Committee members, followed by the appointment of an Auditor to approve the accounts.

Only items on the agenda may be discussed.

Votes by proxy are allowed in exceptional circumstances.  A member is allowed to cast only one proxy vote for one absent member.

Decisions of the AGM are taken on a show of hands.  Should a quarter (1/4) of members present insist, a vote may be taken by secret ballot.

For proceedings to be valid, a quorum of at least a quarter (1/4) of total membership must be present.  Should this quorum not be reached, another AGM is arranged, with the same agenda, and this meeting is empowered to take decisions, whatever the number of members and representatives present.

 

Article 12: Extraordinary General Meetings:

Should the need arise, or on the insistence of at least half (1/2) the subscribing membership, the President may call an EGM, in accordance with the procedures detailed in Article 11.

 

Article 13: Internal Rulings:

An internal ruling may be taken by the Management Committee, which must subsequently be approved by the AGM.   This hypothetical ruling would define and decide upon issues not envisaged in the Constitution, particularly in respect of the internal administration of the Association.

Article 14: Club Website

The club website is to be used for promoting club events and news. Members may only use the site for personal messages and sharing information. The Management Committee does not permit the use of the site for any commercial purposes or financial gain. The Management Committee reserves the right to remove items without explanation.

 

Article 15: Winding-up:

Should two thirds (2/3) of the current subscribing membership decide to wind up the Association, one or more liquidators are appointed by the AGM and the assets are disposed of in accordance with article 9 of the law of 1st July 1901 and the order of 16th August 1901.

 

Statuts de l’Association

CLUB INTERNATIONAL SALISIEN

 

 

 

Article 1

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre Club International Saliesien

Article 2

Cette Association a pour but « d’offrir aux étrangers de toutes nationalités, résidents ou de passage à Salies-de-Béarn, ainsi qu’aux français intéresses par des contacts avec d’autres pays, d’autres cultures, l’occasion de rencontres et d’échanges chaleureux pour faciliter a ceux qui le souhaitent leur intégration locale, notamment dans les domaines linguistique et social. Des activités diverses pourront, être envisagées selon le développement de l’association. »

Article 3

Le siège social se trouve au lieu de résidence du président en exercice.  Il peut être transféré par simple décision de Conseil d’Administration.

Article 4

L’association compose de :

Membre d’honneur : Ils ont rendu des services signales a l’association ou, par leur notoriété, leur rayonnement personnel, l’intérêt qu’ils lui manifestent, lui apportent leur sourient et leur caution morale.  Ils ne versent pas de cotisation.

Membres de droit : par leur fonction de technicien au sein de l’association ou la personne morale de droit public qu’ils représentent, leur présence est nécessaire aux travaux du Conseil d’Administration.  Ils ne peuvent faire partie de Bureau.

Membres actifs : ils ont pris l’engagement de participer aux activités de l’association et de verser une somme dont le montant est fixe annuellement par l’Assemble Générale.

Article 5

Les membres de l’association s’interdisent toutes discussions ou manifestations de caractère raciste ou sectaire.

 

 

 

 

Article 6

La qualité de membre se perd par :

1-    La démission : tout membre peut se retirer de l’association en tout temps, après avoir informé le Président et avoir payé ses cotisations échues de l’année courante.

2-    Le décès.

3-    La radiation : prononcée par le Conseil d’Administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave.

4-    L’adhésion court du 1er Novembre au 31 octobre. Les membres n’ayant pas renouvelé leur cotisation au 30 Novembre sont considérés comme démissionnaires. Ils peuvent rejoindre le club à tout moment après avoir payé l’intégralité d’adhésion.

Article 7 : Ressources de l’Association

Les ressources de l’Association comprennent :

  1. le produit de cotisations
  2. Le produit des manifestations, des intérêts et redevances des biens qu’elle pourrait posséder.
  3. Toutes autres ressources conformes à la loi.

Article 8 : Le Conseil d’Administration

 

L’association est dirigée par un Conseil de 7 membres majeurs et à jour de leur cotisation, élus par l’Assemblée Générale pour une durée de 3 ans.

Ce conseil est renouvèle par tiers chaque année. Les membres sortants sont rééligibles.

Le Conseil choisit parmi ses membres un Bureau composé de la manière suivante :

  1. Un Président
  2. Un Vice-président
  3. Un Secrétaire
  4. Un Trésorier

En case de vacance, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres, l’Assemblée Générale qui suit confirmant cette décision.   Les Pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin a l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres replaces. Il est souhaitable mais pas nécessaire qu’un des membres du conseil soit de nationalité française.

 

 

 

 

 

 

 

Article 9 : Réunions du Conseil d’Administration

 

Le Conseil d’Administration se réunit une fois au moins tous les six mois ou autant de fois qu’il est nécessaire pour la bonne marche du club. Le Président convoque le Conseil ou, au moins, par un quart de ses membres.

Un quorum égal au moins au deux tiers de ses membres est nécessaire pour que les délibérations du  Conseil soient valides.

Les décisions sont prises à la majorité des voix.  En case de partage, la voix du Président est prépondérante.

Tout membre du Conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considère comme démissionnaire.

Toutes les délibérations sont consignées dans un registre spécial et signées du Président et Secrétaire.

 

Article 10 : Rôle des membres du Bureau

  1. Le Président est le garant de la bonne marche de l’association.  Il en est avant tout le responsable juridique.  En cas d’empêchement, après avis du Conseil, il peut déléguer ses pouvoirs à un autre membre du Conseil d’Administration.
  2. Le Vice-président l’assiste dans sa tâche.
  3. Le Secrétaire aux côtes du Président, assure le fonctionnement de l’Association, il envoie les convocations, rédige les procès-verbaux des Conseil d’Administration et des Assemblées Générales.  Il en assure la transcription sur les registres prévus à cet effet, il tient le registre spécial prévu par la loi du 1 juillet 1901.
  4. Le Trésorier présente le budget et tient les comptes de l’Association. Il tient à jour un registre détaillé des entrées et des sorties et les présente en Assemblée Générale pour qu’il soit approuvé. Il peut être aidé dans sa tâche par un trésorier adjoint si nécessaire.

 

 

Article 11 : Assemblée Générale ordinaire

 

L’Assemblée Générale ordinaire comprend tous les membres de l’Association.  Elle se réunit au moins une fois par an.

Quinze jours avant la date fixée, les membres sont convoqués par le Secrétaire.  L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Le Président, assisté des membres du Conseil, préside

Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.

Il est procède au remplacement des membres sortants, à bulletin secret, ainsi qu’à la nomination d’un Commissaire aux comptes, chargé de valider les comptes.

Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale que les questions inscrites à l’ordre du jour.

Le vote par procuration est autoriée en cas d’empêchement majeur.  Chaque membre mandaté ne peut recevoir qu’une seule procuration.

Les décisions de l’Assemblées Générale sont prises à main levée. Cependant, à la demande d’au moins un quart des membres présents, le vote se fera à bulletin secret.

Pour pouvoir délibérer valablement, l’Assemblée doit réunir au moins un quart des membres inscrits.  Pour le cas où ce quorum ne serait pas atteint, une nouvelle assemblée est convoquée avec le même ordre du jour qui, elle, pourra alors délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

 

Article 12 : Assemblée Générale extraordinaire

 

Si besoin est, ou sur demande de la moitié plus des membres inscrits, le Président peut convoquer une Assemblée Générale extraordinaire, suivant les modalités prévues par l’Article 11.

 

Article 13 : Règlement intérieur

 

Un règlement intérieur peut être établie par le Conseil d’Administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée Générale.  Ce règlement éventuel définit et fixe les différents points non prévus par les statuts notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

 

Article 14 : Le site Internet

 

Le site permet de promouvoir les manifestations organisées par le club et de communiquer sur les événements. Les membres du club seuls l’utilisent pour des messages personnels ou pour partager des informations. Le Conseil d’administration n’autorise pas l’utilisation du site à des fins commerciales ou pour générer des bénéfices. Il se réserve le droit de supprimer ses messages sans avoir à fournir d’explication.

 

Article 15 : Dissolution

 

En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres inscrits, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par l’Assemblée Générale et l’actif, s’il y a lieu est dévolu, conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et à celle du 16 août 1901.

GUIDELINES FOR INTERNATIONAL CLUB EVENTS

 

Club events are sponsored by the committee to:

–        Support the goals of the Club

–        Provide regular opportunities to meet other members and share interests

–        Offer discounts where possible

 

Official Club events must fulfil the following:

Be available to all Club members on a first come first served basis

–        May have restrictions in numbers based on external limitations (eg size of group/coach/room…)

–        Can include guests:

  • Priority given to members
  • Non-members should join the Club if more than 3 Club events attended

Event is either organised or monitored by a named committee member

Has prior agreement from the Club committee

Is covered by Club insurance Ts & Cs

Fully conforms to legal requirements

Does not risk the reputation of the Club

–        Eg controls in place to deal with accidents, complaints from others outside club…

Is announced on the Forthcoming Club Events web page

Is included in the Club Diary

All finances handled through the Club books, following Club processes

–        Goal is for accurate, non-profit costing, however

  • Overspend will be covered by Club funds
  • Any profit is retained in Club account

 

Non-Club event available through the Club web site

Is initiated / organised / monitored by someone who must be a member

–        They are responsible for logistics, communication, adherence to legal requirements, financing etc.

–        Can request assistance from committee (but this does not necessarily make it a Club event.)

Is announced on the Special Interests web page as long as it:

–        Does not risk or damage the reputation of the Club

–        Makes it clear that this is not a Club event and who is responsible for the event

Is not covered by Club insurance – and may require a waiver signed by participants

Event can be open to non-members

Does not get club funding or subsidy

 

CLUB INTERNATIONAL SALIESIEN – ÉVÉNEMENTS

 

Les événements du club sont parrainés par le comité :

  • Soutenir les objectifs du Club
  • Offrir des occasions régulières de rencontrer d’autres membres et de partager des intérêts
  • Offrir des rabais si possible

 

Les événements officiels de club doivent remplir les conditions suivantes:

Soient disponible pour tous membres du Club sur le principe de premier arrivé, premier servi.

  • Peut avoir des limites en chiffres fondés sur les limites externes (par exemple, la taille du groupe / l’autocar / la salle …)
  • Peut inclus des invités:
    • Priorité aux membres
    • Les non-membres doivent adhérer au Club s’ils participent à plus de 3 événements du club

L’événement est organisé ou surveillée par un membre du comité

A l’accord préalable du comité du Club

Il est couvert par les conditions de l’assurance du Club

Il conforme entièrement aux exigences légales

Il ne risque pas la réputation du Club :

  • Par exemple, les contrôles sont en place pour prendre des mesures concernant les accidents, les plaintes des autres en dehors du club …

Il est annoncé sur la page web Forthcoming Club Events

Il est inclus dans le Club Diary

Toutes les finances sont entrées dans les livres de comptes du Club, à la suite des processus du Club

  • L’objectif est d’une évaluation précise des coûts à un but non lucratif, mais
    • Un dépassement sera couvert par les fonds du Club
    • Tout bénéfice est retenu dans le compte du Club

 

 

Événement non-Club disponible sur le site internet du Club

Est initié / organisé / surveillé par quelqu’un qui doit être un membre

  • Il ou elle est responsables de la logistique, la communication, le respect des exigences juridiques, financement, etc.
  • Peut demander l’assistance du comité (mais cela ne le rend pas nécessairement un événement Club.)

Est annoncé sur la page web Special Interests tant qu’il:

  • Ne risque pas nuire à la réputation du Club
  • Indique clairement que ce n’est pas un événement Club et qui est responsable de l’événement

N’est pas couvert par l’assurance Club – et peut exiger une renonciation signée par les participants

L’événement peut être ouvert aux non-membres

N’obtient pas ni de financement du club ni de la subvention